Group Leaders
Summary
The Working Group aims to generate awareness about the necessity to improve metadata practices to enhance the automation of findability in scholarly communications. Despite the availability of extensive metadata fields provided by registries like Crossref and DataCite, many publishers and institutions only populate the mandatory fields, neglecting crucial information such as persistent identifiers for authors and affiliations, licensing, and funding details. We recognize that having these infrastructures isn’t enough if users aren’t aware of them or understand the consequences of how they use them. We’ll focus on how incomplete or inconsistent metadata hampers automated systems (like search engines and discovery platforms) from effectively locating and sharing research outputs. By addressing these issues and promoting better metadata practices, we seek to ensure that open infrastructures are fully utilized, ultimately enhancing the discoverability and accessibility of scholarly work through improved automation.
Resumen
El Grupo de Trabajo tiene como objetivo sensibilizar acerca de la necesidad de mejorar las prácticas de metadatos para optimizar la automatización de la visibilidad para comunicaciones académicas. A pesar de la disponibilidad de extensos campos de metadatos en los esquemas de registros como Crossref y DataCite, muchas editoriales e instituciones solo completan los campos obligatorios, descuidando información crucial como identificadores persistentes de autores y afiliaciones, licencias o financiación. Reconocemos que tener estas infraestructuras no es suficiente si los usuarios no las conocen o no comprenden las consecuencias de cómo se usan. Nos centraremos en cómo los metadatos incompletos o inconsistentes impiden que los sistemas automatizados (como los motores de búsqueda y las plataformas de descubrimiento) localicen y compartan eficazmente los trabajos de investigación. Al abordar estos problemas y promover mejores prácticas de metadatos, buscamos garantizar que las infraestructuras abiertas se utilicen plenamente y, en última instancia, mejorar la capacidad de descubrimiento y accesibilidad de los trabajo académico a través de una automatización mejorada.
Resumo
O Grupo de Trabalho visa aumentar a conscientização sobre a necessidade de melhorar as práticas de metadados para otimizar a automação da visibilidade das comunicações acadêmicas. Apesar da disponibilidade de extensos campos de metadados em esquemas de registo como Crossref e DataCite, muitos editores e instituições apenas preenchem os campos obrigatórios, negligenciando informações cruciais, tais como identificadores persistentes de autores e afiliações, licenças ou financiamento. Reconhecemos que não basta ter estas infraestruturas se os utilizadores não as conhecerem ou compreenderem as consequências da forma como são utilizadas. Vamos nos concentrar em como os metadados incompletos ou inconsistentes impedem que sistemas automatizados (como mecanismos de pesquisa e plataformas de descoberta) localizem e compartilhem com eficácia documentos de pesquisa. Ao abordar estas questões e promover melhores práticas de metadados, procuramos garantir que as infraestruturas abertas sejam plenamente utilizadas e, em última análise, melhorar a descoberta e acessibilidade de trabalhos académicos através de uma melhor automatização.
Goals & deliverables
This working group will:
- Assess current metadata practices: We’ll collect and analyze data on how publishers and institutions are currently handling metadata in Crossref and DataCite. We’ll look for common problems like missing ORCID and ROR IDs, misuse of fields, and inconsistent practices.
- Generate and/or sintetize evidence and awareness: Produce evidence-based reports demonstrating the impact of how inadequate metadata negatively impacts discoverability, attribution, and the visibility of research. We’ll showcase specific examples where missing metadata has caused issues like misattribution or made research less accessible. – Promote best practices: Disseminate recommendations for the community, institutions, and repository managers to improve metadata completeness and accuracy; to emphasize the importance of properly declaring metadata fields and using persistent identifiers.
- Favour the collaboration with existing initiatives: Build upon the work of RDA (Research Data Alliance) and CODATA working groups, focusing on generating evidence specific to metadata practices and their consequences; aligning our efforts to reinforce global standards and recommendations.
- Engage stakeholders: Facilitate a collaborative environment where potentially researchers, librarians, institutional administrators, publishers, infrastructure providers, funders, and policy makers can work together to address metadata challenges; encouraging a transdisciplinary approach to enhance the scholarly communication ecosystem.
Objetivos & insumos
Este grupo de trabajo tratará las siguientes áreas:
- Evaluación de las prácticas actuales de metadatos: recopilaremos y analizaremos datos sobre cómo las editoriales y las instituciones manejan actualmente los metadatos en Crossref y DataCite. Buscaremos problemas frecuentes como la ausencia de ORCID y ROR, uso indebido de campos y prácticas inconsistentes.
- Evidencia y sensibilización: produciremos informes basados en evidencia que demuestren cómo los metadatos inadecuados impactan negativamente la capacidad de descubrimiento, la atribución y la visibilidad de la investigación. Mostraremos ejemplos específicos en los que la falta de metadatos ha causado problemas como la atribución errónea o ha hecho que la investigación sea menos accesible.
- Mejores prácticas: difundiremos recomendaciones para la comunidad, las instituciones y los gestores de repositorios para mejorar la integridad y precisión de los metadatos; para enfatizar la importancia de completar adecuadamente los campos de metadatos y la utilización de identificadores persistentes.
- Colaboración con iniciativas existentes: aprovecharemos el trabajo de los grupos de trabajo RDA (Research Data Alliance) y CODATA, centrándose en generar evidencia específica de las prácticas de metadatos y sus consecuencias; alinearemos nuestros esfuerzos para reforzar los estándares y recomendaciones globales.
- Colaboración con todo los actores: facilitaremos un entorno de colaboración donde investigadores, bibliotecarios, administradores institucionales, editoriales, proveedores de infraestructura, financiadores y formuladores de políticas puedan trabajar juntos para abordar los desafíos de los metadatos; fomentaremos un enfoque transdisciplinario para mejorar el ecosistema de comunicación académica.
Objetivos e contribuições
Este grupo de trabalho abordará as seguintes áreas:
- Avaliação das práticas atuais de metadados: Coletaremos e analisaremos dados sobre como editoras e instituições lidam atualmente com metadados no Crossref e no DataCite. Procuraremos problemas comuns, como falta de ORCID e ROR, uso indevido de campos e práticas inconsistentes.
- Evidências e conscientização: Produziremos relatórios baseados em evidências que demonstrem como metadados inadequados impactam negativamente a descoberta, atribuição e visibilidade da pesquisa. Mostraremos exemplos específicos em que a falta de metadados causou problemas como atribuição incorreta ou tornou a pesquisa menos acessível.
- Melhores práticas: Divulgaremos recomendações à comunidade, instituições e gestores de repositórios para melhorar a integridade e precisão dos metadados; enfatizar a importância do preenchimento adequado dos campos de metadados e do uso de identificadores persistentes.
- Colaboração com iniciativas existentes: aproveitaremos o trabalho dos grupos de trabalho RDA (Research Data Alliance) e CODATA, concentrando-nos na geração de evidências específicas de práticas de metadados e suas consequências; Alinharemos os nossos esforços para reforçar os padrões e recomendações globais.
- Colaboração com todas as partes interessadas: Facilitaremos um ambiente colaborativo onde investigadores, bibliotecários, administradores institucionais, editoras, fornecedores de infraestruturas, financiadores e decisores políticos possam trabalhar em conjunto para enfrentar os desafios dos metadados; Encorajaremos uma abordagem transdisciplinar para melhorar o ecossistema de comunicação acadêmica.
